La gestione licenze software è un processo organizzativo che mira a garantire alla propria azienda gli strumenti necessari per il supporto alla sua produttività.

Contrariamente a quanto si possa pensare in prima battuta, infatti, il costo dei software non si limita spesso al solo onere di acquisto, bensì alla necessità di dotarsi di una licenza in validità che possa permettere il regolare utilizzo deL programma, il suo aggiornamento e la necessaria manutenzione.

Considerato ciò, i costi delle licenze software possono spesso rappresentare una voce di budget piuttosto importante per il proprio business che, come tale, merita di essere approfondito e pianificato con la giusta attenzione.

Cos’è la gestione licenze software

Per saperne di più su questo argomento, ricordiamo in primo luogo che la gestione delle licenze software è un processo di monitoraggio e di documentazione di un software utilizzato all’interno dell’azienda.

Tutti i software, infatti, a prescindere dalla loro tipologia si basano su una licenza che stabilisce cosa si può e cosa non si può fare con il programma, quando e in che condizioni può essere utilizzato, per quanto tempo è valida la sua fruizione e molto altro ancora.

Ne deriva che, per il fruitore del software, il rispetto delle condizioni di licenza è fondamentale non solamente per assicurarsi un uso in compliance, quanto anche per beneficiare di tutti i servizi accessori che sono normalmente associati alla fruizione della licenza, come ad esempio avviene nel caso di assistenza, aggiornamento o manutenzione.

Perché hai bisogno di una strategia di gestione delle licenze software

Tutte le organizzazioni, siano esse piccole aziende o grandi strutture imprenditoriali, hanno il bisogno di adottare un sistema di gestione delle licenze software che possa assicurare che i programmi vengano utilizzati nei modi e nei luoghi stabiliti.

I benefici derivanti dall’introduzione di tale policy sono numerosi. Proviamo a sintetizzare i principali.

Riduzione dei costi

È consuetudine che ogni azienda utilizzi una vasta gamma di software e di licenze per l’operatività quotidiana. Tuttavia, spesso le licenze si accumulano e nemmeno l’imprenditore è a conoscenza del loro numero, di quali siano i software a cui si riferiscono, quando vengono usati, per quali motivi e da chi.

Ecco dunque che un sistema di gestione delle licenze è in grado di consentire alle aziende di avere una comprensione chiara delle licenze e dei diritti di utilizzo che possiedono e della maniera in cui sono sfruttate all’interno dell’organizzazione.

Così facendo, infatti, l’imprenditore potrebbe scoprire che alcune licenze non sono più funzionali, altre vengono usate impropriamente, altre ancora non vengono sfruttate per le loro piene potenzialità, potendo così ridurre i costi e incrementare i profitti.

Rispetto degli accordi di licenza

Altro beneficio, non meno importante, è quello del rispetto degli accordi di licenza. Con la diffusione crescente delle licenze software nelle organizzazioni, infatti, è facile perdere di vista il modo con cui i programmi sono utilizzati.

È pertanto fondamentale che l’azienda possa assicurarsi che gli utenti utilizzino le soluzioni come previsto e come consentito dal fornitore, proteggendosi così da problemi legati alla non conformità. I pregiudizi che potrebbero insorgere da un errato utilizzo del software, con conseguente violazione degli accordi di licenza, sono infatti ben più gravi di quanto si possa superficialmente pensare.

Tutto ciò premesso, se vuoi saperne di più su come gestire le licenze software ti consiglio di contattarmi qui. Effettueremo insieme un processo di audit che ti permetterà di mettere in ordine le licenze dei programmi che utilizzi, effettuare un controllo di conformità e creare un sistema per i rinnovi che ti permetta di avere delle licenze sempre valide all’interno della tua struttura professionale, risparmiando tempo e denaro prezioso, da impiegare per altre attività organizzative.