Oggi sono diventati sempre più importanti gli strumenti di business che permettono di collegare più persone a specifiche risorse online, come dati e documenti, tra questi troviamo OneDrive Business.

Questi strumenti sono sempre più rilevanti anche perché permettono di ottenere dei vantaggi in termini di archiviazione senza l’uso di strumenti fisici quali chiavette USB o hardware esterni.

OneDrive for Business è un prodotto pensato da Office 365 che pone a disposizione uno spazio per l’archiviazione semplice e sicuro da usare, con il quale si possono sia salvare i dati personali, sia quelli aziendali e infine è possibile condividere anche i documenti con i colleghi ed eventuali collaborazioni.

Microsoft OneDrive for Business: le principali caratteristiche

A seconda della sottoscrizione fatta su Office 365 è possibile avere uno spazio pari a 1 terabyte oppure uno spazio illimitato per file e documenti.

In entrambi i casi si avrà accesso alle funzionalità del prodotto per riuscire a:

• Sincronizzare i file direttamente dal cloud al PC accedendo in qualunque momento e da ogni postazione.
• Non si perderanno i dati salvati su One Drive
• Sarà possibile recuperare eventuali file che sono stati corrotti da ransomware oppure da virus
• Si evita che le copie dello stesso file possano proliferare
• Condivisione dei file e dei documenti di qualunque dimensione
• Riduzione dello spazio necessario all’interno della mailbox, impiegando la condivisione degli allegati

Queste sono alcune delle principali caratteristiche di Microsoft OneDrive per chi gestisce un business di piccole o medie dimensioni, ma non sono di certo le uniche funzioni che facilitano la gestione di un business in team o con vari collaboratori.

One Drive Business e Office 365: quanto sono utili per il tuo business?

OneDrive Business e Office 365 sono due strumenti importanti per la gestione dei documenti aziendali e soprattutto per la condivisione dei file anche con altre persone quali dipendenti, colleghi e collaboratori.

Scegliere di utilizzare One Drive in campo aziendale è una soluzione ottimale in quanto permette di sincronizzare al meglio i file con tutto il team e di salvare e lavorare anche su documenti personali.

Questo è possibile grazie anche all’introduzione di funzioni sempre più utili per operare anche in team. Ecco le principali!

Limitare la sincronizzazione di file tra PC a soli domini già configurati

Grazie a questa soluzione si ha la possibilità di filtrare l’impiego di quella che è la funzione principale di One Drive ossia: la sincronizzazione dei vari file per un impiego offline e renderla disponibile in questo modo solo per i PC che presentano domini che sono stati collegati al tenant principale.

Con questa funzione è possibile, dunque, specificare quali sono i domini le quali postazioni potranno poi sfruttare questa funzionalità di sincronizzazione dei documenti.

Auditing e reporting

Un’altra funzionalità interessante per le PMI e i professionisti è quella di reporting e auditing.

In questo caso, attraverso il compliance center messo a disposizione da Office 365 permette di vedere diversi report al fine di verificare le azioni che vengono svolte dai vari utenti che sono collegati al tenat.

I report sono filtrabili per tipologia file, autore e data. Inoltre, si ha la possibilità di utilizzate le API per il recupero dei dati e svolgere anche analisi autonomamente.

Gestione dei dispostivi mobili

Con One Drive Business c’è la possibilità di gestire i dispositivi mobili che si connettono alla piattaforma.

La disponibilità della soluzione MDM su Office 365 è nota da diversi anni, e permette di gestire al meglio le policy per One Drive for Business e di forzare anche eventuali meccanismi di security sui file sincronizzati da parte del device.

Quote di archiviazione

Anche se ogni utente ha a disposizione 1 terabyte su One Drive for Business viene aggiunta la possibilità di limitare questo totale al fine di lasciare piena libertà all’amministratore del tenant mediante la gestione degli spazi. Attraverso questa funzione, dunque, si può specificare la quota di spazio utilizzabile da parte di ogni singolo utente.

Evitare la “condivisione” con ogni contatto

Infine, tra le funzioni utili di One Drive Business c’è sicuramente l’utilizzo di SPOTenant che permette di disabilitare la condivisione dei file con tutti, al fine di prevenire l’invio di file critici che non devono essere visionati da ogni collaboratore.